Configurações das colunas do fluxo

 em Fluxos

As colunas do fluxo de trabalho serve para dar uma sequência, controle ou até mesmo mensure a quantidade de cards que estão sendo trabalhados. Ela é utilizada para o método Kanban, que é uma metodologia ágil, onde a sua organização consegue organizar e atingir altos níveis de produtividade.

Para conhecer mais sobre essa essa metodologia, no nosso canal do Youtube tem uma série sobre a Metodologia Kanban, ela foi gravada pelo Raul Ceo da Ummense, onde mostra exatamente o que é, para que serve e como aplicar a metodologia na sua organização.

Como a coluna faz parte do seu fluxo de trabalho ela acaba sendo uma funcionalidade importante, por isso você pode fazer coisas incríveis nela. Primeiro para acessar as configurações da coluna clique em , abrirá uma modal de configuração.

Detalhes geral da configuração da coluna

Na parte superior tem o nome da coluna e ao lado tem o ícone (responsável), aqui você pode incluir um responsável pela coluna e esse responsável por ser permanente (o responsável passa a fazer parte da equipe do card assim que o card entra na coluna) e temporária (ele se torna responsável enquanto o card permanecer na coluna).

Logo abaixo do nome da coluna, tem a descrição da coluna, ela serve para trazer informações para aquela coluna, seja a descrição de algo que deve ser feito ou até mesmo um anotação importante quando o card chega na coluna. Quando a coluna tem descrição o ícone fica visível ao lado do nome do card.

Documentos da coluna

Agilidade e organização é primordial para ter um trabalho bem entregue, a coluna possui um lugar reservado para inserir documentos. Os arquivos podem ser inseridos direto do U-drive ou pode ser feito o upload de um novo arquivo. Para conhecer mais sobre o U-drive e como subir arquivos, clique aqui.

Automações da coluna

Tem muito serviços manuais que na Ummense são dispensáveis, as automações que os nosso robôs fazem, economizam tempo para a sua equipe, elas são funcionalidade premiu, clique aqui conheça quais automações sua assinatura comtempla.

As automações disponíveis na ferramenta são: Vincular a um novo fluxo, desvincular do fluxo atual, atualizar posição no fluxo, alterar status do card, inserir tags, remover tags, inserir tarefas, inserir ou preencher campo, inserir anotação no feed, disparo de e-mails e privacidade do card.

Além dessas automações tem as sinalizações que são: Cards com marcos para hoje, cards com marcos atrasados, tempo excedido na coluna e tempo sem interação.

Para conhecer as automações e sinalizações, clique aqui.

Configurações avançadas da coluna

As configurações avanças servem para se utilizar no Kanban, aqui você encontra o limite WIP, estimativa de tempo previsto de permanência e estimativa da capacidade de entrega de cards da coluna.

Limite Wip

O limite WIP (Work In Progress) é o limite de quantidade de trabalho em andamento, e no método Kanban sua função é restringir a quantidade de trabalho em diferentes etapas do fluxo de trabalho, auxiliando o time a focar somente no que deve mesmo ser feito.

Esse limite pode variar de acordo com o seu processo, tamanho da equipe e capacidade de entrega de cada pessoa do time. Com esse limite definido, a coluna não aceitará a entrada de novos cards, orientando o time a iniciar um novo trabalho somente após a conclusão de outro. Cards que são inseridos na coluna através de uma automação ou de um formulário, serão aceitos na coluna mesmo que o limite definido seja ultrapassado e a coluna sinalizará esse número de cards excedentes.

Estimativa de tempo previsto de permanência

O tempo de permanência ou prazo de entrega da etapa definido, é uma estimativa que prevê o tempo que o card deve permanecer nesta etapa desde a data de entrada até a sua saída da coluna.

Por exemplo, uma coluna de elaboração de orçamentos pode ter um prazo de entrega de até 1 dia útil, considerando que o cliente precisa de um retorno rápido do time comercial.

Estimativa da capacidade de entrega de cards da coluna

O campo de capacidade de entrega de uma coluna é uma estimativa do total de cards que devem ser entregues por coluna no período selecionado. Por exemplo, estima-se que a equipe comercial tem a capacidade de fazer o primeiro atendimento com 50 clientes por dia. Este é o número que irá ser configurado neste campo.

Ao longo do tempo poderá ser feita a comparação do previsto e realizado nas estatísticas do fluxo para otimizar o processo e os recursos disponibilizados nesta etapa.

Quantidade e cards na coluna

Aqui você tem uma ampla visão de quantos cards tem na coluna separados por status: Ativo, aguardando, concluídos e cancelado.

Excluir coluna

Na última parte da configuração, você pode excluir a coluna, a ação não poderá ser desfeita e se tiver cards vinculados a coluna, ela não poderá ser excluída. Para prosseguir com a exclusão verifique os card vinculados e se for necessário, mova eles para uma outra coluna.