O que são fluxos?

 em Primeiros Passos

Fluxo de Trabalho é a sequência de atividades necessárias e padronizadas para se alcançar um objetivo.

Se você começou a se organizar agora, talvez a expressão fluxo de trabalho possa parecer meio confusa ou assustadora. Porém, ao contrário do que parece, esta é uma metodologia muito simples e que facilita muito o seu dia a dia. Na Ummense você configura vários fluxos de trabalho que irão te ajudar a organizar os processos da sua empresa.

 

O fluxo mais fácil do mundo

Se para você, definir processos e fluxos ainda é algo que parece muito trabalhoso, comece por esse que é o fluxo mais fácil do mundo. Só de organizar tudo o que está em andamento na sua empresa dessa forma, você já saberá quem está fazendo o quê, o que já foi feito e o que ainda há para fazer. Isso já te ajuda a ter o controle do que acontece na sua empresa e pode reduzir as interrupções e reuniões rotineiras.

Por padrão, assim que finaliza seu cadastro na Ummense já vem configurado um Fluxo Básico, que possui essa estrutura:

1.A fazer (To do): Coloque aqui tudo o que você e seu time precisam fazer. Pode ser tudo o que está pendente em relação a negócios fechados que precisam ser executados, produtos que precisam ser produzidos, projetos que precisam ser iniciados ou o que você planejou para que seu time faça nessa semana.

2. Fazendo (Doing): Arraste pra cá os cards que você ou sua equipe estão fazendo. Este é o work in progress, o trabalho que está em andamento. Se o time mantiver esse fluxo atualizado, sempre que você quiser saber o que cada um está fazendo, é só olhar essa coluna.

3. Revisar (Check): Defina um responsável da coluna para fazer a revisão dos cards. Todos os cards que entrarem nessa coluna devem ser conferidos por essa pessoa.

4. Finalizados (Done): Arraste para cá os cards que já foram finalizados, e comemore o trabalho concluído!

Incremente um pouco mais de forma que fique ideal para sua equipe. Precisa passar por uma fase de planejamento antes? Insira uma coluna para isso. Você também pode criar um fluxo desse para cada equipe ou setor da sua empresa.

Viu? Não há limites para as possibilidades e ganhos que você terá com a Ummense.

 

O que é a coluna Backlog e para que serve?

Por padrão, todos os fluxos instalados na Ummense vem com a coluna Backlog. Utilize essa coluna para inserir cards que ainda estão aguardando alguma informação ou ação para iniciar neste fluxo.

Veja como usar:

1: Clique no ícone  para exibir a coluna.

2: Crie um novo card ou mova um existente para esta coluna.

3: Clique novamente no ícone para minimizar a coluna.

Quando usar a coluna Backlog?

Fazendo uso dessa coluna é possível planejar todos os fluxos aos quais o card deverá passar e com isso ter uma visão macro, melhorando assim a performance da sua gestão.

 

Nem tudo é fluxo

Você também pode utilizar a estrutura de colunas para organizar ideias. Neste caso, elas não têm uma sequência, pois são apenas uma forma de organizar informações para que nada se perca. Por exemplo, crie um fluxo de ideias de assuntos para escrever no blog. As colunas nesse caso seriam as categorias dos artigos: gestão de pessoas, gestão de projetos, empreendedorismo, vida saudável, organização e produtividade. Insira em cada coluna cards, cada card é um artigo dessa categoria, dessa forma as ideias de conteúdo para o blog ficam visualmente organizadas.

 

Acesse a categoria de fluxos aqui na central de ajuda para aprender outros recursos avançados sobre fluxos.