O que são tarefas?

 em Primeiros Passos

São atividades que precisam ser cumpridas no seu dia a dia, são sequencias, interdependentes e com prazos determinados para serem cumpridas. Você pode criar tarefas para você e para toda a sua equipe.

 

Criando tarefas

Você pode criar tarefas em três lugares diferentes, pelo menu tarefa, pelo calendário e pelo card. Veja o passo a passo de como criar tarefas!

Dica: Tanto na lista de tarefas do card como na sua lista de tarefas, com apenas um enter você cria novas tarefas. Legal né!?

Como colocar informações em uma tarefa

Para facilitar a execução das tarefas na sua organização, detalhe as tarefas colocando informações adicionais, desta forma seus colaboradores não deixarão de cumprir uma tarefa por falta de informação. Conheça a estrutura da tarefa:

Descrição: Utilize esse campo para detalhar o que precisa ser feito. Você pode inserir texto e imagens.

Dica: Caso utilize o recurso de tirar prints, utilizando a tecla Print Screen do seu teclado, pode colar o print diretamente no campo de descrição da tarefa, apertando as teclas Ctrl + V ou com o botão direito do mouse, clicando em colar.

Priorizar tarefas

Inserir tags

Adicionar recorrência

Anexar arquivos

Definir data e horário

Delegar a um responsável

Inserir a tarefa em um card

Como gerir tarefas

Sabemos que as tarefas são atividades específicas e determinadas para alcançar um objetivo. Ao criar um card na Ummense é possível atribuir tarefas para cada membro da sua equipe delegando o prazo de entrega e todas as informações que ele precisa saber para realizar.

Separamos algumas dicas de gestão de tarefas que te ajudarão nos primeiros dias e sempre.

1. Encare suas tarefas como metas diárias

Quando você é líder de um card ou quando vai criar um para sua equipe, crie as tarefas como os objetivos necessários para que aquele projeto seja concluído. Caso o seu projeto tenha datas de entregas parciais, ou outras datas relevantes, você pode colocá-las como um MARCO.

2. Distribua as tarefas da sua equipe de acordo com a capacidade de entrega

Para evitar que tarefas se acumulem e fiquem atrasadas, estabeleça datas realistas para que você e sua equipe tenham tempo hábil para concluir. Você pode filtrar no calendário as tarefas de um colaborador específico para ver os dias que ele está mais sobrecarregado e distribuir as tarefas de acordo com a capacidade.

Por exemplo: se você sabe que para fazer o layout de uma campanha são necessárias 2 horas, é importante pensar nisso e reservar tempo suficiente para a realização desta tarefa. Um dos erros mais comuns é atribuir mais demandas do que é possível realizar em um dia de trabalho. Isso faz com que você sempre tenha a sensação de que deixou de fazer algo e aumenta o nível de estresse e frustração dos seus colaboradores.

3. Destaque o que é prioridade

Muitas vezes o que o seu colaborador considera mais importante não é o que precisa ser entregue com mais urgência. E como ninguém tem bola de cristal é essencial dar esse norte para sua equipe. Ao cadastrar uma tarefa na Ummense, você pode usar o recurso de “Adicionar Prioridade” para que todos saibam o que precisa ser feito primeiro.

Dúvidas? Veja mais conteúdos em Tarefas.